Klokkenluidersregeling

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

1. Medewerker: de bij PKF Wallast werkzame, voorheen werkzame of aan haar verbonden personen;
2. Werkgever: de Maatschap PKF Wallast
3. Bestuur: de Raad van Bestuur van PKF Wallast;
4. Compliance Officer: Een deskundige medewerker van PKF Wallast die namens de Raad van Bestuur toeziet op de naleving van wet- en regelgeving, het kwaliteitsbeleid en het interne stelsel van kwaliteitsbeheersing en integriteitsbewaking;
5. Assurance Controller: Een vakbekwame registeraccountant die door de Raad van Bestuur is aangewezen om te adviseren over onafhankelijkheidsvraagstukken en toe te zien op de naleving van de voorschriften op het gebied van de onafhankelijkheid en de bewaking van kwaliteit van assuranceopdrachten;
6. Derde: een persoon buiten PKF Wallast die door zijn werkzaamheden met PKF Wallast is aanraking is gekomen;
7. NVKS: Nadere voorschriften kwaliteitssystemen;
8. Bta: Besluit toezicht accountantsorganisaties;
9. VAO: Verordening accountantsorganisaties;
10. Melder: de medewerker of derde die een vermoeden van een misstand heeft gemeld op grond van deze regeling;
11. Afdeling advies van het Huis van Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 2 wet Huis voor Klokkenluiders.

Artikel 2. Doel

Het doel van de regeling is het vastleggen van een procedure voor de behandeling van meldingen van medewerkers van PKF Wallast en derden ter uitwerking van de klokkenluidersregeling zoals opgenomen in de Wet Huis voor klokkenluiders, artikel 25 van het Bta, artikel 27 van de VAO en de artikelen 5 lid 1 onder a, sub 4 en 9 lid 3 van de NVKS.

Artikel 3. Reikwijdte

Deze regeling is van toepassing op de behandeling van meldingen van vermoede misstanden. Er is sprake van een vermoede misstand indien een medewerker of derde vermoedt, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover:

• het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de medewerker of derde bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de medewerker of derde heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en;
• het maatschappelijk belang in het geding is bij:
  • de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit;
  • een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid;
  • een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen;
  • een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu;
  • een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;
  • een (dreigende) schending van andere regels dan een wettelijk voorschrift;
  • (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de hierboven genoemde feiten.

Artikel 4. Informatie, advies en ondersteuning voor de medewerker

1. Een medewerker of een derde kan de Compliance Officer in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand.
2. In overeenstemming met het eerste lid kan de medewerker of derde ook de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.

Artikel 5. Interne melding

1. Een medewerker of een derde met een vermoeden van een misstand binnen de organisatie van werkgever kan daarvan melding doen bij het bestuur door een e-mail te sturen naar bestuur@pkfwallast.nl. Indien de medewerker of derde een redelijk vermoeden heeft dat een lid van het bestuur bij de vermoede misstand betrokken is, kan hij de melding bij de voorzitter van het bestuur doen en als de medewerker of derde redelijk vermoedt dat de voorzitter van het bestuur bij de vermoede misstand betrokken is, dient de melding bij een ander lid van het bestuur gedaan te worden.
2. De medewerker of derde kan het vermoeden van een misstand binnen de organisatie van werkgever ook melden bij de Compliance Officer. De Compliance Officer stuurt de melding, in overleg met de medewerker of derde, door naar het bestuur.
3. Indien de melding van een vermoede misstand mondeling wordt gedaan, draag het bestuur zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder.
4. Het bestuur behandelt de melding vertrouwelijk en maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder.
5. Door het bestuur wordt een onderzoek ingesteld naar het vermoeden van een misstand, tenzij:
   1. Het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden;
   2. Op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoede misstand.
6. Indien het bestuur besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder daar binnen 2 weken na melding schriftelijk over. Daarbij wordt tevens aangegeven op grond waarvan het bestuur van oordeel is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand.
7. Indien de melding (mede) betrekking heeft op een assuranceopdracht, overlegt het bestuur met de Assurance Controller.
8. Het bestuur (en indien van toepassing de Assurance Controller) kunnen voor zover van belang de betrokken medewerker(s) horen.
9. Het bestuur informeert de melder binnen 8 weken na melding schriftelijk over het inhoudelijk standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een misstand.
10. Indien duidelijk wordt dat het standpunt niet binnen de gestelde termijn kan worden gegeven, informeert het bestuur de melder daarvan schriftelijk en wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien.

Artikel 6. Externe melding

1. Na het doen van een interne melding van een vermoede misstand, kan de melder een externe melding doen bij één van de externe instanties zoals vermeld in lid 3 van deze bepaling, indien:
   1. De melder het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 5 sub lid 9 en van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;
   2. De melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn als bedoeld in artikel 5 lid 9.
2. De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand indien het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:
   1. Acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
   2. Een redelijk vermoeden dat het bestuur van de werkgever bij de vermoede misstand betrokken is;
   3. Een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding;
   4. Een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
   5. Een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;
   6. Een plicht tot directe externe melding
3. De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt. Onder externe instantie wordt in ieder geval verstaan:
   1. Een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten;
   2. Een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift;
   3. Een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.
4. Indien naar het redelijk oordeel van de melder het maatschappelijk belang zwaarder weegt dan het belang van de werkgever bij geheimhouding, kan de melde de externe melding ook doen bij een externe derde die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen opheffen of doen opheffen.

Artikel 7. Rechtsbescherming

De bij PKF Wallast werkzame of aan haar verbonden personen of personen buiten PKF Wallast die door hun werkzaamheden met PKF Wallast in aanraking zijn gekomen die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling ter goede trouw en op redelijke gronden een melding hebben gedaan, worden op geen enkele wijze in hun positie benadeeld als gevolg van het doen van de melding.