Dagboek van een management assistent

Nicole Feldman, al 3,5 jaar werkzaam bij PKF Wallast als management assistent, neemt jullie mee in haar werkdag in coronatijd! 

Welkom! Vandaag zal ik jullie meenemen in een werkdag. Mijn dagen zien er eigenlijk elke dag anders uit, maar ik zal mijn best doen om een zo goed mogelijk beeld te schetsen. Ik zal mijzelf eerst voorstellen. Mijn naam is Nicole Feldman, 30 jaar en werk 3,5 jaar bij PKF Wallast als management assistent. Ik werk nauw samen met mijn collega Marika Hekman en samen met Jan Sanders zijn wij de vestigingsleiding van de vestiging Delft. PKF Wallast heeft namelijk 4 vestigingen in Nederland; Amsterdam, Woerden, Rotterdam en Delft en elke vestiging heeft zijn eigen vestigingsleiding.

 

In verband met de huidige corona maatregelen mogen we nu 1x per week naar kantoor en maximaal 5 personen per verdieping. Gelukkig hebben we een redelijk Coronaproef kantoor doordat iedereen zijn eigen kamer heeft, of deelt met 1 iemand, en we verdeeld zitten over 6 verdiepingen. Als we dan op kantoor aanwezig zijn, kunnen we toch nog op een veilige manier contact hebben.

 

Als er geen Corona was geweest waren Marika en ik nu druk aan het plannen geweest voor ons jaarlijkse vestigingsuitje. Elk jaar mogen we namelijk met het hele kantoor een weekendje weg. Dit doen we eigenlijk altijd het eerste weekend van september. Toen ik net in dienst was mocht ik in mijn proeftijd gelijk mee met een weekendje Lissabon. Dit vond ik toen zo bijzonder en zal ik nooit meer vergeten, een mooi begin en goede start om iedereen goed te leren kennen.

 

Als management assistent ben je echt een spin in het web. Wij zorgen er samen met de rest van het secretariaat voor dat de collega’s hun werk kunnen doen. Wij maken de cliënten aan in de systemen, waar een hele cliëntentoetsing aan vooraf gaat om te voldoen aan de Wwft regels. We begeleide de nieuwe collega’s en zorgen ervoor dat alle spullen aanwezig zijn zodat ze aan de slag kunnen en dat zij zich welkom voelen bij ons.  Daarnaast hebben we elke maand te maken met de uren afsluiting, elke collega moet zijn uren per dag verantwoorden en verdelen over de cliënten. Vervolgens van deze geschreven uren gaan we dan facturen maken.

 

Maar we zorgen er bijvoorbeeld ook voor dat er genoeg papier, water, koffie en koekjes aanwezig zijn. Elke donderdag is het koekjesdag, deze traditie is al 60 jaar oud. Toen PKF Wallast namelijk ooit begon was het een familie bedrijf en zat het kantoor nog in het centrum van Delft, waar het op donderdag altijd markt is. Een van de collega’s ging dan naar de markt toe om vers gebakken koekjes te halen. Ondanks dat we verhuisd zijn, hebben we deze traditie nooit losgelaten.

 

Twee jaar geleden hebben we van één van deze collega’s, die het eerste pand nog heeft meegemaakt, afscheid genomen. Marika en ik hebben een pensioenfeest georganiseerd voor hem, hij was al ruim 42 jaar bij het bedrijf en dit is geen uitzondering. Elk jaar mogen we wel een bijzonder jubileum vieren van een collega. Of het nou 5, 12,5, 25 of 30 jaar is alles wordt gevierd. Om dit te vieren hebben we weer een oude traditie in eren hersteld, namelijk het zeiluitje. Met het hele kantoor gaan we zeilen of sloepvaren en iedereen krijgt een goed gevulde koelbox mee voor op de boot. Tot nu toe hebben we altijd geluk gehad met het weer en we sluiten de dag af met een heerlijke BBQ.

 

Uiteraard wordt er ook nog heel hard gewerkt tussendoor. Zo zijn we druk bezig geweest met de digitalisering van onze werkzaamheden, zoals het digitaal ondertekenen van documenten en bijna alles kan nu digitaal de deur uit inplaats van per post. Vorig jaar is Jan Sanders onze vestigingsleider geworden en hij is een specialist op BTW gebied. Zo zijn we ook druk bezig geweest voor cliënten die te maken kregen met de Brexit en om hier zo snel mogelijk een EORI nummer voor aan te vragen.

Elke week hebben we een secretaresse overleg, via Teams tegenwoordig, om te kijken hoe het met iedereen gaat, of iemand nog ergens tegen aanloopt en om eventuele nieuwe ontwikkelingen te bespreken. Dit doen we ook elke maand met de management assistenten van de andere vestigen, zo blijven we op de hoogte van wat er speelt en hoe iedereen de taken aanpakt.

 

Zoals je merkt, ziet mijn dag er dus elke dag anders uit en moet je snel kunnen schakelen tussen de verschillende taken. Want als je net bezig bent met een factuur te maken en er moet iets aangepast worden in de cliëntenkaart, moet dat vaak nu omdat er stukken uitmoeten. Maar dat houd het ook leuk en afwisselend.

 

Na werk ga ik vaak sporten. Zo heb ik samen met mijn vriendinnen een eigen bootcampklasje waar we om de beurt de rol van trainer op ons nemen. Op deze manier hebben we elke week een andere training en blijven we fit.

Stefaan werkt als vrijwilliger bij Madurodam en Opera2Day

Stefaan Rodts, CEO van PKF Wallast, zet zich naast zijn werk bij PKF Wallast ook in als vrijwilliger bij Stichting Madurodam en Opera2Day.

Dagboek van een management assistent

Nicole Feldman, al 3,5 jaar werkzaam bij PKF Wallast als management assistent, neemt jullie mee in haar werkdag in coronatijd! 

Dagboek van een recruiter

Tim van Pelt, al drie jaar werkzaam bij PKF Wallast als recruiter, neemt jullie mee in zijn werkdag in coronatijd! 
2021 2020 2019 2018 2017
 

Gerelateerde publicaties